Entendemos a importância da comunicação nas empresas, afinal, é a chave para fornecer informações claras e aprimorar processos em todos os aspectos. Por meio da comunicação, desenvolve-se uma coleta eficiente de informações, essencial para propor soluções e definir estratégias.
Contudo, com a introdução da tecnologia, especialmente os computadores, surgiram novos desafios para a comunicação empresarial. Além disso, enviar um e-mail para um departamento de apoio, por exemplo, não garante que a mensagem foi compreendida. É crucial verificar se o destinatário realmente entendeu o conteúdo do e-mail. Atualmente, muitas pessoas preferem enviar mensagens eletrônicas, mesmo para colegas de trabalho próximos, o que dificulta a verificação do entendimento. Dito isto, quantos de nós não recebemos e-mails de colegas que estão ao nosso lado, quando uma conversa rápida poderia ser mais eficaz?
A importância do diálogo pessoal
Por isso, a comunicação pessoal pode evitar muitos problemas de entendimento. Em vez de confiar exclusivamente em e-mails ou mensagens instantâneas, falar diretamente com a pessoa permite ajustar a estratégia e, depois, registrar o que foi acordado por escrito. Com isso assegura que todos estejam na mesma página e evita mal-entendidos.
Checando o entendimento: Uma tática essencial
Como dito no parágrafo anterior, ao enviar um e-mail para a equipe, é importante ligar para os membros e confirmar se entenderam a mensagem, principalmente a falta de entendimento pode resultar em desmotivação, custos adicionais e perda de oportunidades. Por exemplo, um gerente de vendas que envia uma campanha promocional para a equipe de consultores deve garantir que todos compreendam claramente as instruções. Sem essa confirmação, cada consultor pode interpretar a mensagem de maneira diferente, causando confusão e perda de eficiência.
CONTINUA DEPOIS DA PUBLICIDADE
Aplicando a tática do checar o entendimento
Para resolver esses problemas, aplique a tática do “checar o entendimento”. Sempre que expuser um assunto à sua equipe ou receber uma informação importante, pergunte: “Como você entendeu esta proposta?” Isso permite identificar possíveis falhas na comunicação e reforçar os pontos cruciais.
Quando o cliente ou membro da equipe consegue repetir o que foi comunicado, a comunicação está estabelecida. Este processo, conhecido como parafrasear, garante que todos tenham compreendido corretamente a mensagem.
Impacto dos ruídos na comunicação
Os ruídos na comunicação podem custar caro para a empresa. Em reuniões, é comum que todos respondam afirmativamente à pergunta “Vocês entenderam?”, mesmo que muitos não tenham entendido completamente. Isso resulta em custos adicionais, retrabalho e perda de credibilidade. Checar o entendimento do grupo é essencial para evitar esses problemas.
Benefícios da boa comunicação
Sendo assim, praticar a tática do “checar o entendimento” não se limita ao ambiente corporativo. Pode ser aplicada em casa, com filhos, cônjuges e amigos. Esta prática constante melhora o entendimento e fortalece as relações. No ambiente empresarial, uma campanha ou promoção bem explicada e debatida, com checagem de entendimento, resulta em melhores resultados e grandes ganhos para a empresa.
Conclusão:
Portanto, incorporar a metodologia de checar o entendimento no dia a dia é essencial para evitar ruídos na comunicação e garantir o sucesso das campanhas e promoções. Uma comunicação clara e bem entendida converte-se em resultados positivos, trazendo grandes benefícios para a empresa.
Escrito por: Renato Seraphim e Francisco Negrini
Renato Seraphim é CEO da Ciamara maior revenda da John Deere do estado do MS. Já foi CMO da UPL no Brasil, CEO da Agro-100, CEO da Albaugh, Diretor de Novos Negócios na Syngenta. Possui mais de 27 anos de experiência no agronegócio.
